Krisen väckte samarbetsprojektet på Fnac-Darty

Krisen väckte samarbetsprojektet på Fnac-Darty

Krisen väckte samarbetsprojektet på Fnac-Darty

I mitten av mars ledde myndigheternas förlossning till att butikerna stängdes, inklusive de över 800 butikerna i Fnac-Darty-gruppen i Europa. Nästan 80% av varumärkets anställda befinner sig då i partiell arbetslöshet.

Fnac-Darty står därför stilla i fysisk försäljning, men absolut inte inaktiv, med ett skifte som ska hanteras inom e-handel. För ledningen handlar det därför om att organisera fortsättningen av verksamheten, särskilt bland lagen vid huvudkontoret i Ivry-sur-Seine, och dess nästan 2000 anställda. Några dagar före förvaring fattas beslutet att stänga det.

En “arbetsgrupp” aktiverad för att förbereda sig för fjärrarbete

Tidsfristerna är korta för IT-avdelningen, som måste organisera utrustning för huvudkontorsanställda och distribuera de verktyg som behövs för företagets liv. “Vi hade dock förväntat oss lite”, vittnar Jean Laborde, biträdande chef för Fnac-Darty.

En vecka tidigare inrättades en “arbetsgrupp”. “Jag mobiliserade ett team på cirka tio personer runt huvudkontorsstöd, arbetsstationshantering och administration av Office 365-plattformen för att påskynda utplaceringen av alla samverkande tegelstenar”, förklarar han. han.

Drift och användning var faktiskt inte enhetlig inom de olika enheterna i gruppen. Yammer var till exempel aktiv i Fnac-butiker. Huvudkontoret driver då främst Skype utöver e-post.

Collaborative, å andra sidan, är mindre förankrad i användningen hos Darty. När det gäller Microsoft Teams hade den i februari inte mer än 200 användare i gruppen. Sedan krisen har antalet varit omkring 4 000. Och det bör fortsätta växa, eftersom företaget har 20 000 licenser.

De begränsningar som Covid-19 infört har faktiskt utlöst en omfattande adoption. Visst utan skyldighet i början, då för att samarbetsverktyg har funnit sin plats i arbetsvanor. Den tvingade adopteringen från början var också en möjlighet för en betydande del av de anställda att genom användning observera mognaden hos lösningarna.

Lag lite utnyttjade före krisen

En välsignelse för ISD-lagen. “Användningen av lag gick inte riktigt utöver IT”, erkänner Jean Laborde. ”Många stora interna projekt pågår och samarbete var ännu inte prioriterat,” tillägger han. Strejkerna i slutet av 2019 hade ändå gjort det möjligt att initiera några steg. Men det är inneslutningen som tillät dess generalisering.

Resultat: de gemensamma tegelstenarna är “standardiserade inom en enda megahyresgäst” för användare, inklusive för europeiska dotterbolag. Så mycket för infrastrukturkomponenten. Det var också nödvändigt att stödja det påskyndade antagandet bland användarna. Dokumentation sammanställdes och distribuerades till lagen av DOSI och intern kommunikation.

En serie kommunikationer genomförs för att förbereda sig för generaliseringen av distansarbete och därför, i detta sammanhang, användningen av tjänster som VPN. Före inneslutningen avsåg distansarbete mellan 300 och 400 anställda en dag i veckan. Den 17 mars var de därför nästan 2000, inklusive många nya för fjärrarbete.

För att möjliggöra en smidig övergång, “stöds” användarsupporten vid detta tillfälle och ett dedikerat nummer skapas för att ta hand om problem relaterade till distansarbete. Och, som många företag har bevittnat, verkar resultaten av denna period av generaliserad distansarbete vara “mycket positiva” hos Fnac-Darty.

Planerad anpassning av anställdas arbetsstationer

För biträdande CIO har lösningarna ”svarat massivt på behoven” och hjälpt till att avlägsna ihållande hinder bland ledningen när det gäller distansarbete. ”Vi har lyckats anpassa företaget till kontexten; stäng butiker; omdirigera hela vår verksamhet till e-handel; anpassa denna e-handel till leveransfrågor (…) Allt detta gjordes på distans, i pilotprojekt tack vare samarbetsverktyg ”, betonar han för att illustrera det.

Dessutom bör linjerna röra sig i relaterade områden, såsom ansikte mot ansikte. Ett avtal tillåter centrala team att dra nytta av en dags distansarbete per vecka. Denna kvot kan utökas till två eller till och med tre dagar. Organisationens framtid lovar därför att bli mer hybrid, med en blandning av ansikte mot ansikte och fjärrläge.

Denna utveckling kräver dock vissa justeringar, särskilt på teknisk nivå. Fnac-Darty “förbereder svaret på detta ämne” med Jabra-bläckfiskutrustning, utplacerad med chefer för att förbättra ljudkvaliteten. IT-avdelningen förbereder också en “guide till bästa praxis för detta hybridmöte”.

Frågor rör sig också om anpassning av anställdas arbetsstationer. Hittills är 40% av dem utrustade med bärbara datorer. 60% har således fasta positioner. Därför uppdateras policyn för materialfördelning. Det finns två alternativ: 100% bärbar eller tillgången på virtualiseringsrutor.

När det gäller användningen av samarbetsverktyg finns också stöd på programmet. Målet är således att standardisera användningen inom företaget och att främja antagandet av bästa praxis. “Det handlar om att ta ett nytt steg”, insisterar Jean Laborde. Detta arbete bör börja nästa år.

God praxis därför, men också säkerhet. Denna del av Office 365-plattformen är en prioritet för Fnac-Darty. Inneslutning har också karaktäriserats av en ökning av attackförsök och identitetsstöld. IT reagerade genom att öka övervakningen. På hösten kommer multifaktorautentisering (MFA) också att användas.